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意外と重要?新入社員SEが悩むビジネスツールの扱い方

SEとして仕事をする上で、ツール類の扱いはとても重要なことです。SEの仕事はパソコンですることがほとんどで、効率良く書類を作成したりスケジュール管理したりコーディングするためには、ツールの扱いうまさが仕事の実力に直結すると言っても言い過ぎではありません。

SEとして仕事をするために、新入社員に覚えてほしいツール類の扱いについてお話ししたいと思います。

OutlookやExcel、Wordは使えますか?

SEとして就職を考えている学生なら、パソコンの扱いには慣れていると思います。スマホやタブレットなどを使いこなし、ITツールの扱いはお手の物でしょう。

しかし、パソコンやタブレット、スマホでネットや動画再生、SNSなどは扱っていても、仕事で使うツールであるOutlookやExcel、Wordなどはどうでしょうか?多くの人が、使っていないのではないでしょうか?大学の研究室でExcelやWordは使っていても、Outlookなどは使っていない人が大半だと思います。

SEになると、社内でスケジュール管理やメールのやりとりをするために、Outlookなどのメーラーを使うのが一般的です。Outlookでは、アドレス帳の管理やメールの送受信だけでなく、社内の人たちにアポイントメールを送ったりスケジュール管理をしたりする機能も付いています。

社内のアドレス帳は自動的にインストールされるようになっており、社内の社員のスケジュールを共有できるようにもなっています。そして、空いているスケジュールを調べてアポイントメールを送信でき、参加可否の返信を受け取ることもできます。

また、ExcelやWordを仕事で使うのは当たり前のことですが、新入社員は意外とExcelとWordの扱いに苦戦します。メジャーなツールでありますが、普段個人で使うことはあまりないからです。

大学の授業で使った人もいるかもしれませんが、仕事ではかなりヘビーに使います。特に、SEなら、Excelのマクロ機能なども使いこなせなければなりません。

もちろん、コーディングやWEBデザインをするなら、コード管理ツールやコード生成ツールも使います。VBAなどの使い方もマスターしなければならないでしょう。

新入社員として現場に配属されるとまず取り組むことは、これらのツールをちまちま使って使い方を覚えることだったりもするのです。

新入社員がやってしまったツールの使い方間違い

私が見た、または、私が新入社員の時にやらかした、ツールの使い方間違いについてお話しします。

Excelのセル内で改行するやり方がわからない!

これは、私が新入社員の時にやってしまったことなのですが、入社したての頃、Excelを初めて使ったのでセル内で改行するやり方がわかりませんでした。エンターを押すと、セルからカーソルが飛び出してしまいます。そのため、改行されたような見た目にするために、延々スペースを入れたということがありました。

もちろん、後で上司に見つかり、笑われてしまいました。

「そういう時は、Altキー+エンターをすればいいんだよ」と優しく教えてもらいました。

こういう細かいことが、意外とわからないんだと思います。

Outlookで同姓の別人にアポイントメールを送ってしまった!

Outlookには社内の社員のアドレス帳やスケジュールを、社内のイントラサイトからダウンロードすることができます。こうして、社内であれば容易に連絡を取り合うことができ、メール連絡やスケジュール管理や会議の設定がしやすくなっています。

ところが、毎年新人が、同姓の別人にメールを出してしまう事案が後を絶ちません。また、メール送信者欄にグループ単位のメールリストを入れる際によく確認せず、何百人という人に間違いメールを一斉送信してしまうということもよくあります。メールを送る際は、慎重に確認が必要です。

スマホに登録しておいた会社関係者のアドレスにスパムメールが送信されてしまった!

これは意外とヘビーで怖い話です。ある社員が仕事の付き合いで仲良くなった人のメールアドレスや電話番号を自分のスマホに登録していました。

それ自体は別に悪いことではないのですが、そのスマホがウィルス感染してしまい、無差別にスパムメールが送信されてしまうということが起きてしまったのです。

個人のスマホですから会社の管轄外なのですが、社員の個人情報が危険にさらされたということもあり、その社員は厳重注意されスマホ内のアドレスも全て削除されました。意外とよくあることなので、気を付けたいですね。

見よう見まねでツールの使い方を人から盗もう!

SEの仕事をしていると、実にツール使いが巧みな人がいます。特に、パソコンの扱いに長けている情報系学部出身の学生に多いと思います。

パソコンに向かって作業をすると、その中身は他の人には全く見えません。

そのため、どんなツールを使っているのか、どんなフォルダ構成でファイルを管理しているのか、WordやExcelをどれだけ使いこなしているのかなどということは、人によってかなり異なるのです。

一度、パソコン操作が得意な同期に、どんなツールを使っているのか、パソコンの中身を見せてもらうと良いでしょう。フリーのソフトなのにすごく使いやすいツールを使っていたりして、そんな仕事の仕方があるのか!と目からうろこが落ちることもあるかもしれません。

ファイル名のつけ方やフォルダの切り方なども、人によって個性があります。例えば、ファイル名の最初に「20180101」などという年と月を入れた後ナンバリングしておくと日付順に綺麗にファイルが並ぶ、重要なフォルダ名の最初に「!」などの記号を入れておくと必ず一番上に表示されるなどという、細かいけれど仕事がしやすくなるテクニックはたくさんあります。

そんなTipsをたくさん知っていると、仕事の効率は意外と高まるのです。そして、そのような細かいテクニックは、仕事を教えてもらう時に体系的に教えてもらえるものでもありません。見よう見まねで詳しい人からいろいろと技を盗むことで、どんどん自分の中に吸収していってください。

まとめ

SEならではの、ツールの扱いについてお話ししてきました。常に自分が使いやすいツールをインストールしておき、仕事の効率を向上させておくことも、SEとしての大事な仕事です。

フリーのツールはいくらでもありますし、仕事のためならいくらかは投資してでも、良いツールをインストールするのが良いでしょう。ただし、変なツールをインストールしてウィルス感染しないように、注意してください。

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