応募者の中で、ぜひとも面談をしたい学生いるけれども、一向に連絡がつかずに困っている・・・。企業規模が大きい企業様から、このようなお悩みのご相談を受けることが増えてまいりました。
そこで今回は、エンジニアインターンで実施をしている、意図した学生と95%の確率で選考に参加してもらうための方法をお伝えいたします。 結論から言うと、下記の5つを実施しています。
- 応募があった瞬間に「電話」をする
- 不在だった場合、立て続けに2回連絡する
- 不在だった場合、必ずメールで連絡する
- 合計3回連絡してもつながらなかった場合は深追いしない
- つながった後、面接が確定した場合には確認のメールを送る
1.応募があった瞬間に「電話」をする
多くの求人サイトの場合、応募が合った瞬間に通知メールが届くようになっているかと思います。こちらの通知メールを、携帯電話に転送されるよう設定をしておき、魅力的な応募者から応募があった際にはすぐに連絡をするようにしましょう。
また、多くの企業様の場合、面接を行うまではメールでの応対のみにしている場合も多いですが、電話での接触をすることを強くおすすめします。メールでの連絡しか行わないと、応募者がメールを見落としたり、何より電話連絡を行っているライバル企業に先に面接の予定をおさえられてしまう為です。
※とはいえ、この方法は月間応募数が300件を超えてくると、通知が来すぎて日々の業務に支障をきたしてしまいます。その場合には携帯電話への通知は行わず、PC上で管理をしながら、対象の応募者へ24時間以内に連絡をするようにしましょう。応募された直後に連絡をするよりも確率は下がりますが、多くの応募者が反応をしてくれます。
また、選考の最中にWebページからの予約や、Webテストを実施する企業様でも、この電話でのアナウンスをすることでその後の選考参加率が30％以上改善されるはずです。
2.不在だった場合、立て続けに2回連絡する
最近の学生は電話連絡に慣れていないため、企業から着信があっても出てくれないことが多いです。そのような学生に有効なのが、1回目の電話で不通だったとしても、立て続けに2回連続で電話をかけると、「何だ？」と思って電話をとってくれる学生がいらっしゃいます。1回だけ電話をかけた際の通話率が仮に40%だったとすると、3回連続でかけた場合には通話率が60％を超えてきます。面倒臭がられるのではないかと不安に思うかもしれませんが、応募した企業からの連絡であれば喜んで対応してくれるはずです。
1回目の電話で出てくれなかったとしても、めげずに最低2回はかけ直してみましょう。
3.不在だった場合、必ずメールで連絡する
この後は、電話には応答してくれなかった応募者への対応の方法です。電話をする時間帯によっては、授業に行っていたり、サークル活動に参加していたりと、対応できない場合もあります。そのような学生に対して、不在者対応用のメールを送付しましょう。
下記のようなメールを送ると、スムーズにやりとりができます。
件名：■株式会社◯◯ 面接に関する日程調整のお願い 本文： ◯◯様 お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯と申します。 お電話いたしましたが、ご不在だったようですのでメールにてご連絡差し上げます。 この度は、エンジニアインターンを通じて弊社へご応募いただきましてありがとうございました。 ぜひ、面談を実施させていただければと思います。 下記候補日時ですと対応が可能ですが、ご都合いかがでしょうか？ ・00/00 00:00 ・00/00 00:00 ・00/00 00:00 上記日程で都合がつかない場合は、◯日以降でご都合の良い日程を複数ご提示ください。 柔軟に調整させていただきます。 お手数おかけいたしますが、ご返信いただけますと幸いです。 ご返信がお手間であれば、 03-0000-0000までご連絡くださいませ。 よろしくお願いいたします。
4.合計3回連絡してもつながらなかった場合は深追いしない
上記のメールを送りながら、それでもレスがなかった学生には、合計3回は電話をかけるようにしてみましょう。毎回日を1日〜2日程空けて連絡をすると、3回電話をかける間にほぼ全員の学生と連絡がつくはずです。
それでも連絡がつかなかった応募者に関しては、深追いをせずに不採用にするのが良いです。仮にその後連絡がついて採用に至ったとしても、連絡が滞ったり、何も伝えずにいなくなってしまったりする不義理な方が多いためです。
5.つながった後、面接が確定した場合には確認のメールを送る
実際に繋がったあとは、応募者に対して面接の確認メールを送付しましょう。社会人の方と同じ意識で、「◯月◯日の◯時にお越しください」と伝えただけでは、メモを控え忘れて来ない学生もいらっしゃいます。リマインドとして下記のようなメールを送っておけば、ほぼ確実に面接に来てもらえます。
件名：■株式会社◯◯ 面接日時について
本文：
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯と申します。
先程はお電話にてありがとうございました。
掲題の件についての詳細です。
■日時
◯月◯日(◯) 13:00-14:00
■場所
東京都◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
(◯◯線◯◯駅◯◯出口より徒歩◯分)
■服装
私服でお越しください。
■持ち物
ノートPC(制作物がございましたら、お見せいただければと思います)
履歴書
■内容
・制作物についてのヒアリング(あれば)
・志望理由についてのヒアリング
以上となります。
その他ご不明点がございましたらご連絡くださいませ。よろしくお願いいたします。
以上になります。少しでも魅力的な応募者と接触するため、企業側からも最大限配慮をしていくようにしましょう。
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