新入社員が職場に配属された際に、必ずと言っていいほど上司に言われることがあると思います。それは、「ほう・れん・そうはしっかりね」ということです。
言わずと知れた、報告のほう、連絡のれん、相談のそうです。「ほう・れん・そうって何？」「それができないと、何が困るの？」という学生諸君のために、ここでは詳しくほう・れん・そうについて解説したいと思います。
報告レンジャー！連絡レンジャー！相談レンジャー！
仕事で部下と上司がしっかりと連携を取るのは、とても重要なことです。指示された仕事を上司が考える方向性と異なる方向性でどんどん進めていってしまうと、結局その仕事はやり直しになってしまいます。また、部下が仕事をしている時に何か問題が発生しそれを放置してしまうことで、深刻な事態になることもあります。
そんな時に重要なのが、必ず報告すること、タイミングよく連絡すること、困ったことがあったら相談することです。「そんなの当り前じゃないか。」と思う学生も多いと思いますが、実は意外と難しいことなのです。
職場に配属されると、誰もが忙しく働いています。声をかけようものなら、「何？！今忙しいんだけど！」などと威嚇されてしまうこともあります。
実際、今ここで報告するようなことじゃないだろう、そんな連絡後でまとめてしてほしい、何で早く相談しないんだ！など、報告・連絡・相談のタイミングがずれると上司は嫌がります。
「ほう・れん・そうをしっかりしましょう」というのは、報告、連絡、相談をきちんとしましょうというよりは、そのタイミングを覚えましょうということだと思います。報告するべき話なのか、連絡すべき話なのか、それとも、相談なのかをしっかりと認識し、相手の仕事の忙しさなどを考慮し、今すべき話なのか後でも良いのかを正しく判断しなければなりません。
例えば、「頼まれた例の件、やっておきました」というのは、報告です。会った時に言えば良いことで、上司が外出中だったらメールでも良い報告です。
「顧客の○○さんから至急電話が欲しいということでした」というのは、連絡です。必ずすぐにしなければならないもので、上司がいくら忙しそうにしていても、仕事の手を遮ってでも伝えるべきことです。
「このコーディングは難解で自分の手には負えません」というのは、相談です。
上司があまりに忙しそうならすぐに相談するのはためらわれますが、なるべく早く相談する必要があります。メールで内容を説明し、「お手すきの際にご連絡ください」と言っておくのも良いでしょう。
報告、連絡、相談の違いとタイミングを習得することは、新入社員が最初に直面するハードルです。しかし、この仕事の基本動作は、定年を迎えて仕事を辞める時まで使うものです。しっかりと、覚えましょう。
ほう・れん・そうができない新人社員からかけられた迷惑話
ほう・れん・そうができない新入社員というのは、毎年現れます。彼らは、どうしても上司が望むほう・れん・そうをやってくれません。私が過去に迷惑をかけられてきた、ほう・れん・そうができない新入社員の話をご紹介しましょう。ぜひ、反面教師にしていただければと思います。
負けず嫌いでほう・れん・そうができないAくんの場合
Aくんはあまり人と関わるのが得意ではないタイプでした。しかし、仕事に関しては優秀で、まじめです。このままスキルアップすれば、優秀なSEになれると思っていました。
ですが、とにかく、報告、連絡、相談ができません。じっと、考え込んでしまうのです。何でも自分で解決してしまいたいタイプなのかもしれませんが、新入社員が仕事を一人でこなせるわけがないのです。その都度上司や先輩に相談してくれなければ、いつまでたっても仕事は片付きません。
そして、とうとうやらかしました。納期が迫っている仕事をAくんが担当していたのですが、その時ちょうど忙しい時期で周りはノーフォローでした。その結果、Aくんは納期を飛ばしてしまったのです。
もちろん、顧客に迷惑をかける案件を任せたわけではなく、他部署に多少迷惑が掛かったというだけのことです。すぐに先輩社員がフォローに入ることで事なきを得ました。
その後、Aくんになぜもっと早く相談しなかったのかと聞くと、「みんな忙しそうだったから……」と下を向くばかり。どうやら、「できません」と人に助けを求めるのは、A君の中では負けと認識されているようです。こちらとしては、Aくんが負けと感じようが勝ちと感じようが、どうでも良いことなのですが。
結局、Aくんは毎日先輩社員がぴたりと張り付き、逐一報告・連絡・相談するような体制が取られ、多少ましになったようです。
報告しまくるBくんの場合
Bくんは元気で威勢がよく、友人も多いタイプです。しかし、どうも場の空気を読むという感覚が欠如しているようで、周りは持て余し気味でした。
とにかく、Bくんは報告しまくるのです。
「この仕事、始めます！」「このやり方で、やります！」「この順番で、やります！」「終わりました！」などなど、いちいち報告しまくってきます。最初のうちは、元気がいいな、コミュニケーションを積極的に取って良いことだなとほめていましたが、次第に周りはめんどくさくなってしまいました。
しかも、どうでも良いことは報告しまくるくせに、早く報告すべき問題が発覚した時には全く報告しないのです。ある時は、Bくんがバグを混入させてしまい、その発見が遅れて問題になったことがありました。周りの人たちは、プログラムが動かないため「どこだ？原因は何だ？」と必死になって探しました。実はBくんが失敗したことが原因だったのですが、なかなか言い出さないため発見が遅れてしまいました。
もちろん、早かれ遅かれBくんがやらかしたということは、明るみに出ます。その際に上司に怒られるのですが、Bくんは「だって……」と下を向くばかり。その結果、Bくんは失敗してもあまり問題が大きくならない閑職に回され、二度と開発グループに戻ってくることはありませんでした。
まとめ
ほう・れん・そうについて実例も交えて詳しくご紹介してきました。新入社員にとって、「この件は上司の手を止めてまでも話すべきことなのだろうか」「忙しそうだし、言いに行きたくないな」などと悩むことも多いでしょう。
しかし、「上司が忙しそうで機嫌を損ねたくない」などという小さな問題のために報告や連絡、相談を怠ることで、仕事上で大きな問題を起こしてしまうのであれば、どうすべきかは明白だと思います。
仕事ができる社員は、報告、連絡、相談がしっかりできます。この報告をしないことでどれだけのリスクやデメリットを生じさせるのかを、わかっているからです。社会に出たら、ぜひ、まずは仕事の基本動作である、ほう・れん・そうを身に着けるようにしてください。
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